Подписаться на блог
Нажимая кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных
02.02.2026
7 мин
«У вас бардак не
в шкафу, а в CRM»: Гениальные применения системы 5S в цифровом бизнесе
в шкафу, а в CRM»: Гениальные применения системы 5S в цифровом бизнесе
Когда консультанты говорят про систему 5S, предприниматели обычно зевают. В голове всплывают картинки с завода Toyota: разметка на полу, тени для гаечных ключей на стене, рабочие в касках. «У меня IT-компания (или отдел продаж), у нас нет станков, зачем нам это?» — думаете вы.
А потом ваш лучший менеджер тратит 20 минут, чтобы найти «тот самый шаблон договора» в общей папке. Или вы теряете клиента, потому что его контакт был записан в блокноте, а не в CRM.
Мы внедряем сложные IT-системы, и я скажу непопулярную вещь: автоматизировать хаос невозможно. Если вы наложите CRM на бардак, вы получите автоматизированный бардак.
Сегодня я расскажу, как применить японскую философию 5S в офисе и IT, и почему это очень похоже на уборку по методу Мари Кондо, только для денег.
А потом ваш лучший менеджер тратит 20 минут, чтобы найти «тот самый шаблон договора» в общей папке. Или вы теряете клиента, потому что его контакт был записан в блокноте, а не в CRM.
Мы внедряем сложные IT-системы, и я скажу непопулярную вещь: автоматизировать хаос невозможно. Если вы наложите CRM на бардак, вы получите автоматизированный бардак.
Сегодня я расскажу, как применить японскую философию 5S в офисе и IT, и почему это очень похоже на уборку по методу Мари Кондо, только для денег.
Шаг 1. Seiri (Сортировка): Избавляемся от цифрового жира
Первый этап 5S — отделить нужное от ненужного. В быту это метод Мари Кондо: возьми вещь в руки и спроси, приносит ли она радость? Если нет — выкидывай.
В бизнесе мы спрашиваем: «Приносит ли этот процесс/файл/поле в CRM деньги?»
Гениальное применение: Аудит полей в CRM.
Часто мы видим у клиентов карточку сделки, в которой 50 полей. «Любимый цвет собаки клиента», «Дата рождения бабушки», «ИНН банка-корреспондента». Менеджеры ненавидят это заполнять и просто ставят прочерки. Что делать: Оставьте 5 полей, без которых продажа невозможна. Остальное — в утиль или в скрытые разделы. Цифровой минимализм повышает скорость работы в разы.
Часто мы видим у клиентов карточку сделки, в которой 50 полей. «Любимый цвет собаки клиента», «Дата рождения бабушки», «ИНН банка-корреспондента». Менеджеры ненавидят это заполнять и просто ставят прочерки. Что делать: Оставьте 5 полей, без которых продажа невозможна. Остальное — в утиль или в скрытые разделы. Цифровой минимализм повышает скорость работы в разы.
Шаг 2. Seiton (Соблюдение порядка): Каждому байту свое место
Гараж перфекциониста
Вы наверняка видели в фильмах или у педантичных соседей перфорированные доски для инструментов). Там у каждого ключа своё место, и часто оно визуально выделено. Почему это гениально?
- Вы не ищете молоток — рука сама тянется туда, где он должен быть.
- Если молотка нет, вы мгновенно видите пустоту. Сигнал мозгу: «Инструмент потерян или в работе».
Вертикальное хранение (Метод Мари Кондо)
Вместо того чтобы складывать футболки стопкой (как блины), Мари Кондо учит складывать их вертикальными прямоугольниками в ряд.
В чём суть? В обычной стопке, чтобы достать нижнюю майку, нужно разворошить всё. При вертикальном хранении вы видите всё сразу и достаёте нужное, не нарушая порядок.
В чём суть? В обычной стопке, чтобы достать нижнюю майку, нужно разворошить всё. При вертикальном хранении вы видите всё сразу и достаёте нужное, не нарушая порядок.
Как это работает в IT и CRM
Перестаньте «складывать блины» в папках. Используйте Канбан-доски вместо длинных списков. Список задач — это стопка футболок: вы видите только верхнюю. Канбан — это вертикальное хранение: вы видите всю картину целиком. А «теневая доска» в CRM — это обязательные поля. Если поле пустое, система должна «светить» красным, показывая, что «инструмент не на месте»
Принцип: любая вещь должна быть найдена за 30 секунд.
Вспомните папку «Загрузки» на своем компьютере. Или общий Google Disk, где лежат файлы:
- Договор.docx
- Договор_испр.docx
- Договор_финал_Вася.docx
- Договор_ТОЧНО_ФИНАЛ_v2.docx
Гениальное применение: Жесткий стандарт нейминга (Naming Convention).
Мы внедряем правило: имя файла — это код.
Пример: [Год-Месяц-День]_[ТипДокумента]_[Клиент]_[Версия].
2024-01-20_КП_Газпром_v3.pdf
Такой файл невозможно потерять. Сортировка по имени автоматически выстраивает хронологию. Это 5S в чистом виде, который не стоит ни копейки, но экономит часы.
Пример: [Год-Месяц-День]_[ТипДокумента]_[Клиент]_[Версия].
2024-01-20_КП_Газпром_v3.pdf
Такой файл невозможно потерять. Сортировка по имени автоматически выстраивает хронологию. Это 5S в чистом виде, который не стоит ни копейки, но экономит часы.
Шаг 3. Seiso (Содержание в чистоте): Цифровая гигиена
На заводе это уборка стружки со станка. В офисе — это уборка «цифровой стружки».
Гениальное применение:
Вкладки браузера: Если у вас открыто 50 вкладок — ваш мозг перегружен. Внедрите правило: в конце дня браузер должен быть чистым.
Используйте закладки или сервисы типа OneTab.
Чаты в мессенджерах: У вас висит 20 чатов с названием «Проект Х - Обсуждение», где никто не писал полгода? В архив. Это «битые окна» вашего бизнеса. Они создают фоновый шум и тревожность.
Jira/Trello: Задачи, которые висят в статусе «Backlog» больше года, никогда не будут сделаны. Удалите их. Признайте это и освободите ментальную энергию.
Вкладки браузера: Если у вас открыто 50 вкладок — ваш мозг перегружен. Внедрите правило: в конце дня браузер должен быть чистым.
Используйте закладки или сервисы типа OneTab.
Чаты в мессенджерах: У вас висит 20 чатов с названием «Проект Х - Обсуждение», где никто не писал полгода? В архив. Это «битые окна» вашего бизнеса. Они создают фоновый шум и тревожность.
Jira/Trello: Задачи, которые висят в статусе «Backlog» больше года, никогда не будут сделаны. Удалите их. Признайте это и освободите ментальную энергию.
Шаг 4. Seiketsu (Стандартизация):
Чтобы не зависеть от гениев
Если порядок наводит только один ответственный сотрудник — это не 5S, это субботник. Система должна работать сама.
Гениальное применение: Чек-листы и База знаний. Новый сотрудник не должен дергать коллегу вопросом: «А где у нас лежат логотипы?».
Он открывает Notion (или базу знаний в Битрикс24), вбивает «Логотип» и получает ссылку. Мы создаем «регламенты для ленивых»: короткие видео-инструкции или скринкасты вместо талмудов текста. Стандарт — это когда правильное действие является самым простым.
Он открывает Notion (или базу знаний в Битрикс24), вбивает «Логотип» и получает ссылку. Мы создаем «регламенты для ленивых»: короткие видео-инструкции или скринкасты вместо талмудов текста. Стандарт — это когда правильное действие является самым простым.
Шаг 5. Shitsuke (Совершенствование): Дисциплина как привычка
Самый сложный этап. В Японии это часть культуры.
У нас — повод для сопротивления: «Ой, опять бюрократию развели».
Гениальное применение: Ретроспективы.
Раз в две недели команда собирается не чтобы отчитаться, а чтобы обсудить: «Что нам мешало работать?».
Так система 5S эволюционирует сама, снизу вверх, а не насаждается приказом директора.
У нас — повод для сопротивления: «Ой, опять бюрократию развели».
Гениальное применение: Ретроспективы.
Раз в две недели команда собирается не чтобы отчитаться, а чтобы обсудить: «Что нам мешало работать?».
- «Мы полдня искали исходники макетов».
- «Ок, давайте придумаем правило хранения макетов».
Так система 5S эволюционирует сама, снизу вверх, а не насаждается приказом директора.
5S — это не про уборку. Это про скорость доступа к информации.
В информационную эру побеждает не тот, у кого больше данных, а тот, кто быстрее может их найти и использовать. Если вы смотрите на свой рабочий стол, на свою CRM или структуру папок и чувствуете, что энергия уходит — значит, пора звать «Мари Кондо» в ваш бизнес.
Мы начинаем любой проект автоматизации с генеральной уборки процессов. Потому что только на чистый фундамент можно построить небоскреб.
Подробнее о реальных кейсах внедрения 5S и другие методы организации процессов в CRM и бизнесе можно посмотреть на нашем сайте. По возникнувшим вопросам вы можете обратиться к нам через почту hello@gratio.tech
В информационную эру побеждает не тот, у кого больше данных, а тот, кто быстрее может их найти и использовать. Если вы смотрите на свой рабочий стол, на свою CRM или структуру папок и чувствуете, что энергия уходит — значит, пора звать «Мари Кондо» в ваш бизнес.
Мы начинаем любой проект автоматизации с генеральной уборки процессов. Потому что только на чистый фундамент можно построить небоскреб.
Подробнее о реальных кейсах внедрения 5S и другие методы организации процессов в CRM и бизнесе можно посмотреть на нашем сайте. По возникнувшим вопросам вы можете обратиться к нам через почту hello@gratio.tech
Хотите получать свежие материалы о трендах EdTech, игровых механиках в бизнесе и цифровой трансформации прямо на почту? Оставьте свой e-mail ниже — и мы отправим вам эксклюзивные кейсы, гайды и новости из мира IT!
Нажимая кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных
Читайте также